A separação de pedidos é um ponto crítico na operação logística: ali, um único deslize pode desencadear uma reação em cadeia de erros — atraso, retrabalho, devolução e cliente insatisfeito. Muitos gestores subestimam a importância de um processo bem estruturado para essa etapa, confiando apenas nas equipes e planilhas manuais.
Com isso, operações que começam bem acabam “travando” ao crescer: planilhas não acompanham o volume, rótulos trocam, operadores ficam sobrecarregados e os erros se acumulam silenciosamente.
Este artigo mostra como identificar os sinais de falha na separação, por que isso está acontecendo e — principalmente — 5 passos práticos e aplicáveis para evitar esses erros na sua operação logística. É hora de transformar imperfeição em controle.
Por que a separação de pedidos é um dos maiores gargalos logísticos.
O impacto dos erros de separação
Erros nessa etapa custam muito mais do que imaginamos. Segundo especialistas, um pedido separado errado pode gerar:
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- Retrabalho (nova separação, reemissão da nota e reexpedição)
- Custos adicionais de frete reverso
- Quebras de confiança e churn de cliente
- Perdas de tempo e produtividade
- Inventário divergente e ajustes posteriores
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Exemplos reais de falha
Imagine um e-commerce vendendo 500 unidades por dia. Se 1% das separações falhar, são 5 pedidos errados diariamente. Em um mês, 150 pedidos com custo, reclamações e retrabalho. Esses “erros invisíveis” corroem margem e imagem.
Também observe que empresas com controle manual e planilhas têm maior probabilidade de ter divergências entre estoque físico e sistema, aumentando os erros na separação.
Como detectar se sua operação sofre desse problema
Fique atento a estes sinais:
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- Operadores “acham” produtos nos estoques porque não confiam nas localizações
- Pedidos são revisados várias vezes antes de sair
- Alto volume de devoluções ou trocas devido a item incorreto
- Reclamações constantes de clientes por erro de produto
- Diferenças entre estoque sistema x físico auditadas
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Se você identificou 3 ou mais desses sinais na sua operação, está na hora de agir.
Os 5 passos para evitar erros na separação de pedidos
Aqui está o checklist aprimorado, com explicações, embasamento e aplicação prática:
Passo 1: Conferência de SKU e quantidade
O primeiro erro clássico: operador confunde SKU ou separa quantidade incorreta.
Como evitar:
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- Use leitura de código de barras ao menos no pedido de valor alto ou mais sensível
- Evite digitação manual de SKU
- Crie alertas no sistema para divergência
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Passo 2: Validação de lote / validade (quando aplicável)
Importante nos setores regulados, alimentos e cosméticos.
Como evitar:
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- Use etiquetas com lote/validade claros (AI no padrão GS1)
- Empregue método FIFO (First In, First Out) para saída
- Se possível, adicione validação automática no sistema SmartGO WMS
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Passo 3: Verificação de localização / endereço de retirada
Erro de localização faz com que produtos sejam tirados do lugar errado.
Como evitar:
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- Mantenha mapa de slots bem atualizado
- Use localização fixa para SKUs recorrentes
- Exija confirmação visual ou leitura de etiqueta no ponto de retirada
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Passo 4: Revisão de etiquetas, embalagens e integridades
Mesmo se o item estiver certo, embalagem ou etiqueta trocada arruína tudo.
Como evitar:
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- Estabeleça padrão visual (cores, tamanhos, posicionamento)
- Faça dupla checagem rápida antes de liberar
- Use fotos de evidência para pedidos de valor alto
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Passo 5: Registro e rastreio da conferência
Sem registro, como comprovar ou auditar?
Como evitar:
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- Registro no sistema (data, responsável, tipo de conferência)
- Logs de auditoria para revisar falhas
- Análise periódica dos dados para ajustes contínuos
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Implantando o checklist com disciplina e evolução
Treinamento e envolvimento da equipe
Checklist só funciona se os operadores entenderem o “porquê” por trás dele. Faça treinamentos práticos com simulações reais.
Auditoria e feedback constante
Defina ciclos (diários, semanais) de auditoria para capturar desvios e feedback imediato. Corrija o processo, não culpe pessoas.
Digitalização progressiva → Checklist digital
Migrar do papel para checklist digital melhora precisão, velocidade e rastreabilidade. É uma evolução natural. (Veja benefícios de checklist digital) Mobiis+1
Integração com WMS
Quando volume aumentar, o checklist manual começa a falhar. É hora de integrar ao WMS (como SmartGO) para automatizar etapas e eliminar controles manuais.
Casos aplicados e impactos esperados
Operação pequena que implantou checklist + WMS
Em uma pequena operação, com checklist bem aplicado e sistema de conferência, observaram queda de até 25% nos erros logísticos já no primeiro mês. (valor comum citado em literatura logística)
Comparativo de performance
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Métrica |
Antes |
Depois |
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Erros de separação |
8–10% pedidos |
2–3% pedidos |
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Retrabalho diário |
45 min |
10 min |
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Satisfação do cliente |
85% positivo |
98% positivo |
‼️Esses números são ilustrativos, mas condizem com evolução esperada em operações pequenas otimistas.
Pare de pagar por erros que você pode evitar
Separação de pedidos deve ser vista como o fone de ouvidos da operação: qualquer falha reverbera nos clientes.
Se você não investir em controle, estará terceirizando margem e reputação.
Com 5 passos práticos, você já consegue reduzir falhas hoje.
E, quando estiver pronto, o SmartGO WMS leva essa confiabilidade ao próximo nível, transformando seu fluxo sem dor de implantação.
Quer aplicar isso na prática? Agende uma demonstração com nosso time e veja como transformar essa etapa da sua logística.